Cómo se cubre un evento corporativo: el runbook de un día sin segunda toma
Cubrir un evento corporativo no es grabar lo que pasa: es decidir antes qué
tiene que quedar grabado. La diferencia entre una cobertura que sirve y una que acaba en una
carpeta que nadie abre se decide en la reunión previa, no el día del evento.
Esto es lo que hacemos nosotros, paso a paso, para que puedas juzgar cualquier propuesta —la
nuestra o la de otro— con criterio.
Antes del evento: la parte que se salta todo el mundo
Para qué van a servir las piezas. No es lo mismo grabar para publicar en redes
esa misma tarde que grabar para un video institucional que se montará en tres semanas, o para
tener material de archivo. Cambia el número de cámaras, cambia el sonido y cambia dónde se coloca
la gente. Si nadie te pregunta esto, la cobertura va a salir genérica.
Los cinco momentos que no se pueden perder. Todo evento tiene entre tres y
cinco instantes que justifican la inversión: la entrada del ponente principal, el anuncio, la
foto de familia, la reacción del público, el cierre. Se acuerdan por escrito antes. Lo demás es
relleno útil, pero eso es lo que no se puede fallar.
El recorrido y la luz. Visitamos el espacio o pedimos fotos y plano. Dónde
entra la gente, dónde está el escenario, si hay ventanales que cambien la luz según la hora, dónde
se puede poner un trípode sin estorbar. Los salones de hotel suelen tener luz difícil y techos
bajos: eso se resuelve llevando el equipo adecuado, no improvisando.
El sonido, que es lo que de verdad falla. Un video con imagen mediana y sonido
bueno se puede usar; al revés, no. Si hay ponencias, el audio se toma de la mesa de sonido del
recinto y con un micrófono propio como respaldo. Grabar solo con el micro de la cámara
desde el fondo de la sala es la razón número uno por la que una cobertura acaba sin usarse.
Durante el evento
Dos cámaras cuando hay escenario. Una fija con el plano general que no se
interrumpe nunca, y otra que se mueve buscando detalle, reacciones y recursos. Con una sola cámara,
cada vez que el operador se mueve se pierde el momento.
Fotografía en paralelo, no la misma persona. Foto y video son dos trabajos
distintos y a la vez. Quien intenta hacer los dos hace mal los dos: mientras encuadra un video no
está disparando, y las fotos que salen de un fotograma de video casi nunca sirven para imprimir.
Descargas parciales. Las tarjetas se vuelcan durante el evento, no al final.
Es la única forma de que un fallo de tarjeta no se lleve toda la jornada.
Después: qué se entrega y cuándo
Este es el punto donde más se diferencian unas coberturas de otras. Lo que ofrecemos:
- El mismo día: una selección corta de fotos y un video breve de highlights,
listo para publicar mientras el evento todavía es noticia. Esto es lo que más se agradece y lo
que menos gente entrega. - A los pocos días: la galería completa de fotografía, seleccionada y
retocada. No el volcado entero de la tarjeta, que obliga al cliente a hacer el trabajo de
selección. - Después: el video resumen del evento, y los cortes verticales para redes si
se acordaron. El material en bruto se conserva y se entrega si lo pides.
Cuatro preguntas que conviene hacer antes de contratar
- ¿Cuántas personas vienen y qué hace cada una? «Un equipo» puede ser una
persona con una cámara. Que quede claro cuántos operadores, cuántas cámaras y si hay alguien
dedicado a foto. - ¿Cómo se toma el sonido? Si la respuesta no menciona la mesa de sonido del
recinto ni un respaldo, hay un problema esperando. - ¿Qué se entrega el mismo día? Si no hay entrega rápida, tus redes van a
publicar el evento cuando ya no le importe a nadie. - ¿De quién es el material en bruto? Conviene pactarlo por escrito antes, no
descubrirlo cuando lo necesitas.
Cuánto cuesta
Depende de la duración, del número de cámaras y de qué entregables quieras. Publicamos los
rangos reales en cuánto
cuesta la cobertura de eventos en México, con lo que sube y baja el precio.
Si ya tienes fecha, lo más práctico es contarnos qué evento es y para qué necesitas el material:
en cobertura de eventos
corporativos y empresariales está el alcance completo, y devolvemos la cotización en 24 horas.
Cubrimos CDMX, Monterrey y Guadalajara.
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